Privacy Beleid

Stichting Avondvierdaagse Ysbrechtum e.o. is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in de privacyverklaring hieronder.

Stichting Avondvierdaagse Ysbrechtum e.o. hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Stichting Avondvierdaagse Ysbrechtum e.o. houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy policy;
• Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Stichting Avondvierdaagse Ysbrechtum e.o. zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van lopers en/of sponsoren

Persoonsgegevens van lopers of sponsoren worden door Stichting Avondvierdaagse Ysbrechtum e.o. verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Administratieve doeleinden;
• Communicatie over de Avondvierdaagse van dat jaar, volgende jaren en/of uitnodigingen;
• Verkrijgen van subsidie;
• Het organiseren van de Avondvierdaagse van dat jaar en volgende jaren

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• De inschrijving ten behoeve van de Avondvierdaagse van het desbetreffende jaar.
• Het verzamelen van gegevens van onze sponsoren.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Stichting Avondvierdaagse Ysbrechtum e.o. de volgende persoonsgegevens van u vragen

• Voornaam
• Tussenvoegsel
• Achternaam
• Telefoonnummer
• Geboortedatum
• Loopafstand
• Hoeveelste keer je mee loopt
• Naam school
• Groep
• E-mailadres

Stichting Avondvierdaagse Ysbrechtum e.o. verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• Om je inschrijving voor de Avondvierdaagse te registreren en je de juiste herinnering te kunnen overhandigen na het evenement.
• Om inzage te krijgen in het totaal aantal deelnemers aan het evenement (i.v.m. vergunning).

Om bij mogelijke calamiteiten efficiënt te kunnen handelen vragen wij de volgende persoonsgegevens:

• Naam contactpersoon;
• Telefoonnummer.

Voor de financiële afhandeling kan Stichting Avondvierdaagse Ysbrechtum e.o. de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• Naam;
• Adres;
• Postcode;
• Woonplaats;
• Email;
• Opmerkingen.

Voor verkeersregelaars en vrijwilligers kan de Stichting Avondvierdaagse Ysbrechtum e.o. de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• Voor- en achternaam
• Adres & woonplaats
• Geboortedatum
• E-mail adres
• Telefoonnummer(s)
• VOG
• Instructieverklaring op grond van de Regeling Verkeersregelaars 2009

Uw persoonsgegevens worden door Stichting Avondvierdaagse Ysbrechtum e.o. opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

• Vanaf het moment van inschrijven tot en met 12 weken na de Avondvierdaagse van dat jaar;
• Daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 5 jaar i.v.m. wettelijke verplichtingen.

De volgende persoonsgegevens worden doorgestuurd naar de KWBN in ruil voor subsidie van NOC*NSF. De subsidie wordt ingezet ten behoeve van de Avondvierdaagse.

• (Minimaal) één voorletter;
• Achternaam (eventueel met tussenvoegsel);
• Geslacht;
• Geboortedatum ;
• Postcode.

Verwerking van persoonsgegevens voor nieuwsuitingen

Persoonsgegevens voor nieuwsuitingen worden door Stichting Avondvierdaagse Ysbrechtum e.o. verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Het informeren van de persoon d.m.v. nieuwsuitingen.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• De digitale inschrijving;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Stichting Avondvierdaagse Ysbrechtum e.o. de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• Voornaam;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• E-mailadres.

Uw persoonsgegevens worden door Stichting Avondvierdaagse Ysbrechtum e.o. opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

• Vanaf het moment van inschrijven tot en met 12 weken na de Avondvierdaagse van dat jaar;

Stichting Avondvierdaagse Ysbrechtum e.o. gebruikt de volgende computerprogramma's of -systemen:

• E-mail, via Microsoft Outlook
• Website via Webnode
• Inschrijfformulieren via KWbN

Financiële zaken

• Boekhouding
• Regiobank

Toestemming publicatie foto's en video's

Beste ouder/verzorger/deelnemer,

Tijdens de Avondvierdaagse maken wij gebruik van fotografen om alles op de gevoelige en gezellige plaat vast te leggen. Ook uzelf, uw zoon/dochter kan op deze foto's (en soms in video's) te zien zijn.

Natuurlijk gaan we zorgvuldig om met foto's en video's. Wij plaatsen geen foto's waardoor personen schade kunnen ondervinden. We plaatsen bij foto's en video's geen namen van personen. Toch vinden we het belangrijk om uw toestemming te vragen voor het gebruik van deze foto's en video's. Het is goed mogelijk dat u niet wilt dat foto's op internet verschijnen.

Zonder bericht gaan wij ervan uit dat alle deelnemers van de Avondvierdaagse akkoord met het gebruik van beeltenis in druk, op foto, film, video e.d. voor promotionele doeleinden van Stichting Avondvierdaagse Ysbrechtum e.o. zonder daarvoor vergoeding te claimen.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

• Het verzorgen van de internetomgeving van het AVG-programma;
• Het verzorgen van de (financiële) administratie;
• Het maken van formulieren
• Het maken van de WBTR
• Het verkrijgen van subsidie
• Het verzorgen van de digitale inschrijving.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

Stichting Avondvierdaagse Ysbrechtum e.o. bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Stichting Avondvierdaagse Ysbrechtum e.o. bewaart je persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende persoonsgegevens:

Persoonsgegevens (A. B. C.) > 12 maanden > vanuit het opgebouwde bestand weer kunnen benaderen voor het jaarlijks terugkerende evenement. Dit geldt alleen voor (A.) verkeersregelaars, (B.) vrijwilligers en (C.) contactpersonen van de deelnemende scholen.

Beveiliging

Stichting Avondvierdaagse Ysbrechtum e.o. neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met het bestuur. Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

• Alle personen die namens Stichting Avondvierdaagse Ysbrechtum e.o.   van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Cookies of vergelijkbare technieken die wij gebruiken

Stichting Avondvierdaagse Ysbrechtum e.o. gebruikt alleen technische en functionele cookies. En analytische cookies die geen inbreuk maken op je privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op jouw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en jouw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen.

Rechten omtrent uw gegevens

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door Stichting Avondvierdaagse Ysbrechtum e.o. en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens die wij van jou beschikken in een computerbestand naar jou of een ander, door jou genoemde organisatie, te sturen. Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen ons emailadres.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij jou een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op jouw verzoek.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als je er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op, dan verwijderen wij deze informatie.

Geautomatiseerde besluitvorming

Stichting Avondvierdaagse Ysbrechtum e.o. neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma's of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van Stichting Avondvierdaagse Ysbrechtum e.o. ) tussen zit.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contactmet-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Vragen

Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!

Slotbepalingen

1. Door een elektronische bestelling te plaatsen op de website van Stichting Avondvierdaagse Ysbrechtum e.o. en/of  via het inschrijfformulier van KWbN bevestigt de Klant op de hoogte te zijn van alle voorwaarden voor de bescherming van persoonsgegevens en aanvaardt deze volledig;

2. De Klant aanvaardt deze regels door het vakje in het aankoopformulier voor bestellingen aan te vinken;

3. De Verwerkingsverantwoordelijke kan deze Regels op elk moment bijwerken. De nieuwe, bijgewerkte versie moet op zijn website worden gepubliceerd.

Deze Regels treden in effect op 1 Oktober 2023